自治会総会の議事録の書き方｜委任状のひな形と定足数の基本

総会の進め方で、いちばん大事なことを先にお伝えします。総会が成立する人数（定足数）、議決の方法、委任状や書面での賛否の扱い。これらは、まず自分の会の会則（規約）を見てください。会則に定めがあれば、それが優先します。会則に書いていないことだけ、この記事の一般的な考え方を参考にしてください。

「毎年の総会、進め方がこれでいいのか自信がない」。「議事録に何を書けばよいか分からない」。「出席が少なくて、成立するか毎年ひやひやする」。そんな声をよく聞きます。この記事では、当日までの準備、当日の進め方、議事録の書き方、委任状の扱いを順にご紹介します。式次第・委任状・議事録の3つのひな形は、本文にそのまま載せています。

まず会則で確認すること

準備に入る前に、会則の次のところに目を通します。ここを押さえておくと、当日あわてずにすみます。

• 総会の種類（毎年開く定期総会と、必要なときの臨時総会。会則によっては「通常総会」と呼びます）
• 開催の通知を、いつまでに、どの方法で出すか
• 定足数（総会が成立するために必要な出席の数）
• 議決の方法（何をもって可決とするか）
• 委任状・書面での賛否を認めているか、その数え方
• 役員の任期と、選び方

認可を受けている会と、そうでない会

自治会・町内会の中には、市区町村長の認可を受けて法人になっている会があります。これを認可地縁団体といいます。

認可地縁団体には、総会や議決について地方自治法（第260条の2以下）の定めがあります。たとえば、各会員の議決権を平等に扱うこと、総会に出席しない会員は書面または代理人によって議決できること、などです。ただし、会則に別の定めがあるときは、そちらによります。

認可を受けていない会には、この地方自治法の定めは直接は当てはまりません。会則と、これまでの会の慣習が基準になります。

自分の会がどちらなのか分からないときは、市区町村の自治会担当の窓口で確認できます。

この記事に出てくる数字について

この先に出てくる数字（過半数、3分の2など）は、一般的な例です。会則に別の数字があれば、会則が優先します。定足数や議決の数え方に迷ったら、会則の条文と、市区町村が公開している規約の例を照らし合わせてみてください。

総会当日までの準備

準備は「通知を出す」「出欠と委任状を集める」「資料をそろえる」「会場を用意する」の順で進みます。通知は、会則で定めた期日までに、議題をはっきり書いて出します。

開催通知に入れる項目

• 総会の日時と場所
• 議題（話し合って決めること）
• 議案書・資料の同封の有無
• 委任状（出欠票）の出し方と、提出の期限・提出先
• 書面で賛否を出す用紙を使う場合は、その用紙と出し方

議題を通知に書いていないと、当日その場で出された議案は決議できない、と考えるのが基本です。「その他」の時間は意見交換にとどめ、重い決定はしないほうが安全です。

発送の時期は会則によります。ただし認可地縁団体は、地方自治法で、総会の日より少なくとも5日前に通知することが定められています。この5日間を会則で短くすることはできません。多くの会則は、これより長い期間を定めています。認可を受けていない会は、会則の定めによります。どの会の場合も、資料を読む時間をとるため、2週間ほど前に出す会が多いようです。

完成した通知文の文例は、別記事「自治会のお知らせ文例集｜総会案内・会費集金・清掃当番の例文」にまとめています。

委任状・書面での賛否の配り方と回収

委任状（出欠票）は、総会の通知と一緒に配ります。班長さんを通じて、提出期限までに集めます。集まりが悪いときは、期限の1週間前と3日前を目安に、追加の声かけをします。

集まった委任状は、提出期限のあとに数えます。当日は受付で出席者に署名してもらい、開会のときに議長へ「出席〇名、委任状〇通」と報告します。

委任状には、氏名や住所が書かれます。集めたものは担当を決めて預かり、総会が終わるまでまとめて保管します。総会のあと、いつまで残していつ処分するかも、先に決めておきます。

当日の式次第（見本）

式次第（当日の進行の順番）の一例です。会の慣習に合わせて増減してください。

〇年度 〇〇自治会 定期総会 式次第

1. 開会
2. 会長あいさつ
3. 議長の選出
   （慣例で会長が議長を務める会も多くあります）
4. 総会成立の報告
   「会員〇名のうち、本人出席〇名、委任状〇通、
    書面での賛否〇通、合わせて〇名です。
    会則第〇条の定足数を満たし、本総会は成立しました」
5. 議事
   第1号議案　〇年度 事業報告
   第2号議案　〇年度 決算報告および監査報告
   第3号議案　〇年度 事業計画（案）
   第4号議案　〇年度 予算（案）
   第5号議案　役員の選任
   第6号議案　その他
   ※各議案は「提案 → 説明 → 質疑 → 採決 → 結果の宣言」の
     順で1件ずつ進めます
6. 閉会

定足数と委任状の数え方

定足数は「総会が成立するために必要な出席の数」です。多くの会則は「会員の〇分の〇以上の出席で成立する」と定め、この出席に委任状と書面での賛否を含めます。ただし、含める範囲は会則の定めによります。

「会員の数」を先にはっきりさせる

数え方の前に、「会員の数」が何を指すかを会則で確認します。1世帯で1つと数えるのか、会費を納めた世帯だけか、個人ごとか。ここがぶれると、定足数の計算もぶれます。

出席とみなす数は、次のように足します。

当日その場に来た人の数
＋ 委任状の数
＋ 書面での賛否の数
＝ 出席とみなす数

この数が、会則の定足数（たとえば会員の過半数）に届いていれば、総会は成立します。

前もって「あと何通いるか」を出しておく

総会の前に、必要な数から、今の出欠と委任状の数を引きます。「あと何通の委任状が必要か」を出しておきます。役員会で「今年はあと〇通」と共有すると、声かけの目標がはっきりします。

委任状（出欠票）のひな形

委任状と出欠票を1枚にまとめた形です。〇と【　】の部分を差し替えてお使いください。

〇年度 〇〇自治会 定期総会 出欠票 兼 委任状

世帯名・氏名【　　　　　　　　　】
住所（または班・組）【　　　　　　　　　】

次のいずれかに 〇 をつけてください。

（　）出席します

（　）欠席します。議決権の行使を、下の欄のとおり委任します。
　　　（　）議長に一任します
　　　（　）出席する会員（氏名　　　　　　　　）に委任します

※ 委任先を書かないときは、多くの会で議長への一任として取り扱います（有効かどうかは会則によります）。
※ ご意見・ご質問があれば、下の欄にお書きください。
　［　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　］

提出期限：〇月〇日まで
提出先：班長、または〇〇（電話　　　　　　　　）

この「委任先を書かないときは議長への一任」という扱いは、多くの会で使われている形です。ただし、当然に有効と言えるかどうかは会則によります。会則に定めがないときは、この用紙を配る前に、役員会と総会で扱いを決めておきます。

委任状と「書面での賛否」は別のもの

委任状は「自分の代わりに、誰かに判断を任せる」書面です。書面での賛否（書面表決）は「議案ごとに、自分で賛成・反対を書いて出す」ものです。任せるのか、自分で決めるのか、という違いです。

意見が割れそうな議案があるときは、書面で賛否を出す用紙を用意すると、一人ひとりの考えがはっきり残ります。用紙は、議案ごとに「賛成・反対」の欄を作るだけです。

白紙委任（議長一任）で気をつけること

委任先を書かない委任状は、多くの会で「議長に一任されたもの」として扱われています。ただし、これを当然に有効と言い切れるかどうかは、会則の定めや議案の内容によって変わります。

委任した人の考えがはっきりしないまま、重い議案の賛成に数えるのは避けます。後で「そんなつもりではなかった」と言われることがあるためです。会則の変更や解散など重い議案は、白紙委任に頼らず、書面で賛否を集めるほうが確実です。

定足数に足りないとき

「延期します」で終わらせると、次の総会も同じことになりがちです。次の順で考えます。

1. 会則を確認します。「再度招集した総会は、出席者だけで成立する」といった定めがあれば、それに従います。
2. 定めがないときは、その日は「懇談会」として意見を聞くだけにします。決議は、あらためて臨時総会を開いて確定します。出席できない会員からは、事前に書面で賛否を集めておくと、成立しやすくなります。
3. 毎年繰り返すなら、会則の見直し（定足数の数、書面での賛否のしくみ）を検討します。会則の変更は手続きが重いので、役員会と総会で時間をかけます。認可地縁団体の場合、会則（規約）の変更は、市区町村長の認可を受けないと効力が生じません。総会で決めたあと、市区町村への手続きが必要です。

なお、認可地縁団体では、総会を開かずに決議する方法も認められています（2022年の地方自治法の改正による）。書面のほか、書面に代わる方法（電子メールなど）も使えます。ただし、会員全員の承諾が必要です。一人でも承諾しない方がいれば使えないため、出席が集まらないときの代わりにはなりません。使えるかどうかや進め方は、市区町村の担当窓口にご確認ください。

当日の進行と、決議の取り方

議案は「提案 → 説明 → 質疑 → 採決 → 結果の宣言」の順で、1件ずつ進めます。結果の宣言では、可決か否決かをはっきり伝えます。採決の結果（賛成・反対・保留の数）は、その場で必ず確認し、議事録に残します。

会計報告・予算の承認

決算報告は、会計担当が説明し、続いて監査の結果を監査委員が報告します。監査委員の人数は、会則の定めによります。質疑のあと採決し、承認された旨を議事録に書きます。

この記事で扱うのは、議案として上げて、採決し、記録するところまでです。決算書・予算書の作り方は、別記事「自治会の会計報告書の書き方｜収支決算書の見本と記入のコツ」でご紹介しています。

役員の選任

「役員選考の担当から候補者を報告 → 総会で承認」という流れが基本です。承認されたら、新しい役員の氏名と役職を議事録に残します。

候補者が決まらないまま総会を迎えることもあります。その場合は、次のように書いて記録します。

第5号議案（役員の選任）は継続協議とする。次期役員が決まりしだい、臨時総会または回覧でお知らせすることを承認した。

候補者の決め方や、頼んで断られたときの進め方は、別記事「自治会役員のなり手不足｜断られたときの進め方と免除の基準」でご紹介しています。

採決の方法と、結果の書き方

採決は、挙手・起立・拍手・投票のどれでもかまいません。会則に方法の定めがあれば、それに従います。

議事録には、次のどちらかの形で結果を書きます。

• 「賛成〇名、反対〇名、保留〇名で可決」
• 「異議なく承認」

「賛成多数」だけでは、後から見て数が分かりません。数が分かる形で残します。

言葉の意味（一言メモ）

• 普通決議：ふつうの議案の決め方。多くの会則で「出席者の過半数の賛成」
• 特別決議：会則の変更や解散など、特に重い事柄の決め方。多くは「会員の3分の2以上」や「4分の3以上」など高いハードル
• 書面表決：総会は開くが、出席しない会員が議案ごとに賛否を書いて出すこと
• 書面決議（みなし総会）：総会そのものを開かず、書面などで賛否を集めて決めること。認可地縁団体は、会員全員の承諾があれば可能

議事録の書き方（ひな形つき）

議事録は、決まったことと賛否の数を正確に残すための記録です。発言をすべて書き取る必要はありません。だれが何を言ったかを一言一句残すのではなく、「何が提案され、どう決まったか」が分かれば十分です。

議事録に入れる8つの項目

1. 開催した日時
2. 開催した場所
3. 会員の総数と、出席の内訳（本人の出席・委任状・書面での賛否）、定足数を満たしたか
4. 議長の氏名
5. 議事録に署名する人（議事録署名人）2名以上の氏名
6. 議題ごとの、提案の内容・おもな質疑の要点・採決の結果
7. 決まったこと（決定事項）
8. 閉会した時刻

このほかに、議事録を作った人の氏名を書き、議長と議事録署名人が署名・押印します。認可地縁団体の規約の例でも、議事録には議長と議事録署名人の署名・押印が求められています。

議事録のひな形（記入例）

〇と【　】の部分を差し替えてお使いください。人名は例です。

〇年度 〇〇自治会 定期総会 議事録

1. 日時　〇年〇月〇日（〇）　午前〇時〇分から午前〇時〇分まで
2. 場所　〇〇集会所

3. 会員の状況
　会員総数　〇名
　本人出席　〇名／委任状　〇通／書面での賛否　〇通
　合計　〇名
　会則第〇条の定足数（会員の〇分の〇以上）を満たし、総会成立

4. 議長　〇〇 〇〇
5. 議事録署名人　山田 太郎／鈴木 花子

6. 議事
　第1号議案　〇年度 事業報告
　　会長より資料に基づき報告。
　　質疑：〇〇について質問があり、〇〇と回答。
　　採決：異議なく承認。

　第2号議案　〇年度 決算報告および監査報告
　　会計より決算を説明。監査委員より
　　「帳簿・通帳・領収書は一致しており、適正と認める」と報告。
　　採決：賛成〇名、反対0名で承認。

　第3号議案　〇年度 事業計画（案）
　　採決：異議なく承認。

　第4号議案　〇年度 予算（案）
　　採決：賛成〇名、反対〇名で可決。

　第5号議案　役員の選任
　　選考担当より候補者名簿を提示。
　　採決：賛成〇名、反対〇名で承認。
　　〔候補者が決まっていない場合の書き方〕
　　本議案は継続協議とする。次期役員が決まりしだい、
　　臨時総会または回覧でお知らせすることを承認した。

　第6号議案　その他
　　〇〇について意見交換を行った（決議は行っていない）。

7. 決定事項
　・〇年度の事業報告、決算、事業計画、予算を承認した。
　・〇年度の役員を選任した（または継続協議とした）。

8. 閉会　午前〇時〇分

この議事録が正確であることを証明します。
　〇年〇月〇日
　議長　　　　　〇〇 〇〇　　印
　議事録署名人　山田 太郎　　印
　議事録署名人　鈴木 花子　　印
　議事録作成者　〇〇 〇〇

署名・押印と保管

議事録は、議長と議事録署名人の署名・押印がそろって仕上がりです。多くの会則（規約）では、署名人を2名以上と定めています。署名人は、当日の出席者の中から総会で選びます。

保管する期間は会則によります。定めがなければ、会計の書類と同じように、長く残す会が多いようです。会則の変更や役員の交代を後から確かめる材料になるため、原本は決まった場所で保管します。

会員に配る議事録と、会として保管する議事録で、書く細かさを分ける方法もあります。配るものは決定事項を中心にし、氏名や住所は必要な範囲にとどめます。委任状や出席者名簿など個人情報を含む書類の保管は、別記事「自治会の名簿と個人情報｜紙の名簿も守る6つの確認ポイント」を参考にしてください。掲示板や回覧など、会員以外の目にも触れる形で出すときは、載せる氏名の範囲を先に決めておきます。

専門家に相談したほうがよい場面

多くの会は、市区町村の相談窓口や、市区町村が公開している規約の例を参考に、会則を少しずつ見直しています。弁護士など専門家への相談を考えたほうがよいのは、次のような場面です。

• 会則の読み方で会員の意見が対立し、総会の決議が有効かどうか争いになりそうなとき
• 認可地縁団体の登記や、会名義の不動産など、法律の手続きが絡むとき

これ以外の、定足数の数の見直しや通知文の整え方は、まず会則・規約の例・市区町村の窓口で足りることが多いです。

まとめ｜総会準備チェックリスト

• 定足数・議決の方法・委任状の扱いは、まず会則を確認する。会則が優先します
• 通知には議題をはっきり書く。委任状・書面での賛否の出し方と期限も添える
• 出席とみなす数は「本人＋委任状＋書面での賛否」。足りないときは懇談会にとどめ、決議はあらためて臨時総会を開いて確定する
• 議事録は、決まったことと賛否の数を残す。発言の全文はいりません

このほかの実務は、関連記事にまとめています。決算の承認の手順は「自治会の会計報告書の書き方｜収支決算書の見本と記入のコツ」をご覧ください。役員候補の決め方は「自治会役員のなり手不足｜断られたときの進め方と免除の基準」をご覧ください。

【総会準備チェックリスト】

• [ ] 会則の該当条文（定足数・議決・委任・任期）を読み直したか
• [ ] 開催通知に日時・場所・議題・委任状の出し方・期限を書いたか
• [ ] 委任状（出欠票）を通知と一緒に配ったか
• [ ] 提出期限のあとに委任状を集計し、「あと何通いるか」を確認したか
• [ ] 集めた委任状の保管の担当と、処分の時期を決めたか
• [ ] 式次第と議案書を人数分そろえたか
• [ ] 議事録署名人を当日の出席者から選ぶ段取りをしたか
• [ ] 採決の結果を、数が分かる形でメモする担当を決めたか
• [ ] 議事録に署名・押印をもらい、保管場所を決めたか

参考にした公的資料

この記事は、次の公的な資料をもとに確認しています。

• 地方自治法（昭和22年法律第67号）第260条の2以下（認可地縁団体に関する規定。総会・議決・書面決議は第260条の13〜第260条の19の2）　e-Gov法令検索
• 総務省「認可地縁団体制度の概要」（制度のあらまし・総会・議決・議事録の考え方）
• 総務省ホームページ「地域コミュニティ」（認可地縁団体制度の概要、令和3年・令和4年の法改正に関する資料の掲出元）
• 各市区町村が公開している「認可地縁団体の規約（参考例）」「自治会・町内会運営の手引き」（総会の招集・定足数・書面表決・議事録の一般的な様式）