自治会のお知らせ文例集｜総会案内・会費集金・清掃当番の例文
毎月のように回ってくる、回覧やお知らせの文面づくり。「前と同じ言い方でよいか」「強く聞こえないか」と、手が止まることはありませんか。
この記事では、自治会・町内会でよく使うお知らせの文例をまとめました。総会案内・会費集金・清掃当番など、コピーして日付や場所を入れ替えれば使える形にしています。あわせて、角が立たない言い回しへの言い換え一覧と、お金のお願い文の組み立て方もご紹介します。
お知らせ文の基本の形
お知らせ文は、6つのブロックを上から順に並べれば、たいていの場面で形になります。
お知らせ文の6つのブロック
- 件名 何のお知らせか、ひと目で分かるように書きます。
- 発信日と発信者 「△△自治会 会長」「△△自治会 広報部」などです。
- 宛先 「会員各位」「○○班の皆さま」などです。
- 本文 日時・場所・持ち物・返事の要否を、箇条書きで書きます。あいさつは1行で十分です。
- お問い合わせ先 氏名か役職と、電話番号を書きます。
- 回覧の一文 「ご覧になったら次の方へ。最後の方は【班長名】までお戻しください」と添えます。
各戸投函・掲示板・回覧の使い分け
急いで全世帯に伝えたいことは、各戸への投函が確実です。日付が過ぎても残しておきたいことは、掲示板に貼ります。順番に読んでもらえればよいものは、回覧で回します。同じ1枚でも、内容によって配り方を選ぶと、伝わり方が変わります。
書き出しと結びのことば
「時下ますますご清栄のことと……」で毎回止まる、という声をよく聞きます。次の部品を、季節に合わせて選んでお使いください。かしこまった言い方と、やさしい言い方を並べています。ふだんの回覧は、やさしい言い方で十分です。
書き出し（春）
- やさしく：桜のつぼみもふくらみ、あたたかな季節になりました。
- かしこまって：陽春の候、皆さまにはお変わりなくお過ごしのことと存じます。
書き出し（夏）
- やさしく：暑い日が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか。
- かしこまって：盛夏の候、皆さまのご健勝をお喜び申し上げます。
書き出し（秋・冬）
- やさしく：朝晩の冷え込みが増えてまいりました。
- かしこまって：歳末ご多忙の折、皆さまにはご清祥のことと存じます。
結び
- ご不明な点は、下記までお問い合わせください。
- 今後とも、自治会活動へのご理解とご協力をお願いいたします。
- お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
そのまま使えるお知らせ文例
ここからは、そのまま使える文例を場面ごとに並べます。文例の中の【 】には、日付・場所・金額など、会ごとに違うことばを入れます。「△△自治会」「○○集会所」「○○課」のような書き方も、お使いの会の名前や施設の名前に直してください。文例の前に、使う場面と気をつけたい点を1行そえています。
総会・行事のお知らせ（文例1〜3）
文例1 定期総会の開催案内
毎年の総会の前に、全世帯へ配ります。出欠と委任状の提出をお願いする一文を、必ず入れます。提出の期限は、総会の日より前に、余裕をもって決めます。総会案内に入れる項目や配る時期の考え方には、別の記事があります。くわしくは「自治会総会の議事録の書き方｜委任状のひな形と定足数の基本」をご覧ください。
令和【 】年度 △△自治会 定期総会のご案内
会員各位
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 会長 【会長名】
日ごろより、自治会活動にご協力をいただき、ありがとうございます。
下記のとおり、定期総会を開きます。ご出席をお願いいたします。
記
1. 日時 令和【 】年【 】月【 】日（【 】曜日） 午前【 】時から
2. 場所 ○○集会所（○○町1-2-3）
3. 議題
（1）令和【 】年度 事業報告および決算報告
（2）令和【 】年度 事業計画（案）および予算（案）
（3）役員の選任について
（4）その他
4. お願い
同封の「出欠票 兼 委任状」に記入し、【 】月【 】日までに【班長名】へお渡しください。
ご欠席の場合も、委任状のご提出をお願いいたします。
ご提出がないと、総会が成立しないことがあります。
お問い合わせ △△自治会 事務局 【氏名】 電話【電話番号】
文例2 夏祭り・盆踊り大会の案内と手伝いの募集
行事の案内と、手伝いの募集を1枚にまとめた形です。手伝いは「当日だけ」「短い時間だけ」でもよいと書き添えると、声がかかりやすくなります。
△△自治会 夏祭り・盆踊り大会のご案内
会員各位
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 行事部
今年も、夏祭り・盆踊り大会を開きます。ご家族おそろいでお越しください。
1. 日時 【 】月【 】日（【 】曜日） 午後【 】時から午後【 】時まで
2. 場所 ○○公園（雨天のときは○○集会所）
3. 内容 盆踊り、模擬店（【 】、【 】）、子ども向けの【 】
当日のお手伝いを募集しています。
・時間 準備は午後【 】時から、片づけは午後【 】時からです。
・内容 模擬店、受付、やぐらの片づけなど。
・お願いしたい範囲 「片づけだけ」「1時間だけ」でもかまいません。
お手伝いいただける方は、【 】月【 】日までに【班長名】へお知らせください。
文例3 防災訓練の案内
年に1回など、決まった時期に配ります。何をする訓練かを具体的に書くと、参加のイメージがわきます。
防災訓練へのご参加のお願い
会員各位
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 防災部
地域の防災訓練を行います。いざというときのために、ご参加をお願いいたします。
1. 日時 【 】月【 】日（【 】曜日） 午前【 】時から午前【 】時ごろまで
2. 集合 ○○集会所前（雨天でも行います）
3. 内容 安否の確認、消火器の使い方、非常持ち出し袋の点検、炊き出しの試食
4. 持ち物 軍手、飲み物、お持ちの方はヘルメット
当日は、各ご家庭の玄関先に【黄色いタオル】を出す「安否確認訓練」も行います。
ご不明な点は、【班長名】までお問い合わせください。
会費のお知らせ（文例4・5）
文例4 自治会費の集金のお知らせ
新年度のはじめなど、決まった時期に配ります。金額・集める方法・集める期間・留守のときの連絡方法を、まとめて書いておきます。
令和【 】年度 自治会費の集金について（お願い）
○○班の皆さま
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 会計 ／ ○○班 班長
いつも自治会活動にご協力をいただき、ありがとうございます。
令和【 】年度の自治会費を、下記のとおり集めさせていただきます。
1. 金額 1世帯【金額】円（年額）
2. 期間 【 】月【 】日から【 】月【 】日まで
3. 方法 班長が各ご家庭にうかがいます。在宅の時間帯を、下欄にご記入ください。
4. ご不在のとき 【班長名】（電話【電話番号】）へご一報ください。
集金袋をポストに入れていただく方法でも受け付けます。
領収書は、その場でお渡しします。ご不明な点は【班長名】まで。
文例5 自治会費の改定（値上げ）のお願い
総会にはかる前に、考え方を先にお伝えするための文です。次の「お金のお願い文の組み立て方（6つの順番）」で説明する型に沿っています。お礼・理由・金額・見直したこと・総会で決めること・相談の窓口の順です。
自治会費の改定について（お願い）
会員各位
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 役員会
日ごろより、自治会活動を支えていただき、ありがとうございます。
自治会費の改定について、皆さまにご相談があります。
1. 理由 街灯の電気料と保険料の値上がり、集会所の修繕により、
本年度の会計は【金額】円ほど不足する見込みです。
2. 金額
現在 1世帯 月【金額】円
改定案 1世帯 月【金額】円（【 】月分から）
3. 見直したこと まず【 】と【 】の支出を減らしましたが、
それでも不足するため、改定をお願いするものです。
4. 決め方 最終的には、次の総会でお諮りして決めます。
役員会だけで決めるものではありません。
5. ご相談 お支払いがむずかしいご事情のある方は、
【班長名】または役員会まで、ご遠慮なくご相談ください。
ご意見・ご質問は、【 】月【 】日までに【連絡先】へお寄せください。
清掃・当番・まちの管理のお知らせ（文例6〜8）
文例6 清掃・草刈りの案内
参加のお願いは、全世帯が対象であることと、参加できないときにお願いしたいことを、セットで書きます。雨のときにどうするかも、必ず書いておきます。
【 】月の清掃活動のお知らせ
会員各位
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 環境部
下記のとおり、地域の清掃活動を行います。
ご都合のつく範囲で、ご参加をお願いいたします。
1. 日時 【 】月【 】日（【 】曜日） 午前【 】時から【 】時ごろまで
2. 集合 ○○集会所前
3. 内容 道路わきの草取り、側溝の泥あげ、ごみ拾い
4. 持ち物 軍手、草かま、スコップ（お持ちの範囲で）
5. 雨のとき 小雨は行います。中止のときは、当日午前【 】時までに掲示板でお知らせします。
6. ご参加がむずかしい方へ 【当日から翌週末まで】に、
ご自宅の前の道を掃いていただけると助かります。
刈った草やごみは、【 】に集めてください。ご不明な点は【班長名】まで。
文例7 ごみ集積所の当番のお願い
新年度のはじめに、当番表とあわせて配ります。当番の仕事の中身を短く書いておくと、引き受けた方が迷いません。
ごみ集積所の当番について（お願い）
○○班の皆さま
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 ／ ○○班 班長
【 】月からの、ごみ集積所の当番表をお配りします。
当番は、1週間ごとの持ち回りです。
当番の仕事
・収集日の朝、集積所のネットや囲いを整えます。
・収集後、かごや周りを軽く掃除し、水で流します。
・出し方の違うごみがあれば、貼り紙で次の収集日をお知らせします。
当番の週にご都合がつかないときは、同じ班の方と交代し、【班長名】へひとことお伝えください。
当番表は、各ご家庭で見える場所に貼っておいてください。
文例8 街灯・道路の困りごとの連絡先のお知らせ
困りごとの連絡先を、地域にあらかじめ知らせておく文です。掲示板に貼っておくと、いざというときに役立ちます。
まちの困りごと・連絡先のお知らせ
会員各位
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会
街灯が切れている、道路に穴がある、カーブミラーが見えにくい。
そうしたことにお気づきのときは、下記へご連絡ください。
・自治会でまとめて対応すること 街灯の球切れ、集会所まわり、ごみ集積所
→ 【班長名】または △△自治会（電話【電話番号】）へ
・市区町村へお願いすること 道路の穴、側溝のふた、信号やカーブミラー、街路樹
→ 役所の【 】課（電話【電話番号】）へ。自治会でも取り次ぎます。
場所は「○○町【 】番のあたり」「○○さん宅の前」など、分かる範囲でお伝えください。
くらしの連絡（文例9・10）
文例9 敬老のお祝いの対象者の確認のお願い
対象になる年齢の方がいるご家庭に、確認をお願いする文です。必要以上の情報は集めないようにします。
敬老のお祝いの対象者の確認について
○○班の皆さま
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 福祉部
今年度の敬老のお祝いをお渡しするため、対象の方の確認をお願いします。
・対象 令和【 】年【 】月【 】日の時点で、【 】歳以上の方
・確認したいこと お名前、生年月（日は不要です）、同居のご家族の人数
・お祝いの内容 【 】をお渡しする予定です。
・辞退されるとき 希望されない場合は、その旨をお知らせください。
この用紙は、記入のうえ【 】月【 】日までに【班長名】へお渡しください。
いただいた情報は、敬老のお祝いの目的だけに使い、行事のあとに処分します。
文例10 引っ越してきた方への加入のご案内
新しく転入された世帯に、班長さんがあいさつとあわせて渡す文です。会の活動と、会費の使いみちを、短く具体的に書きます。
△△自治会へのご加入のご案内
【 】番のお宅へ
令和【 】年【 】月【 】日
△△自治会 ／ ○○班 班長
このたびは、ご転入おめでとうございます。
この地域では、△△自治会という住民の集まりで、次のような活動をしています。
・毎月の回覧や掲示板による、地域のお知らせ
・ごみ集積所の管理、街灯の管理
・夏祭り、防災訓練、清掃活動などの行事
・災害のときの、助け合いの体制づくり
会費は1世帯 月【金額】円で、街灯の電気料や行事の費用などに使っています。
ご不明な点や、ご加入のお申し込みは、【班長名】（電話【電話番号】）までお願いします。
ご質問だけでも、遠慮なくお声かけください。
角が立たない言い回しへの言い換え
同じ内容でも、言い方ひとつで受け取られ方が変わります。
命令形をやめて依頼形にし、断りにくいお願いには「できないときの代わり」を必ず添えます。
つい書いてしまう言い方を、やわらかい言い換えと並べました。
| つい書いてしまう言い方 | やわらかい言い換え |
|---|---|
| 必ずご参加ください | ご都合のつく範囲でご参加ください。むずかしい方は【翌週末まで】にご自宅の前の掃除をお願いします |
| ○日までに提出してください | お手数ですが、【 】日ごろまでにお願いします |
| 会費を払っていない方がいます | 行き違いで未納となっている場合があります。お心当たりの方は【班長名】までお声かけください |
| 役員会で決定しましたので従ってください | 役員会で話し合い、下記のとおりとさせていただきます。ご意見は【連絡先】へお寄せください |
| ○○厳守／○○禁止 | ○○にご協力をお願いします／○○はご遠慮ください |
| 各自で掃除すること | 各ご家庭で、できる範囲でお願いします |
未納を指摘するとき
「払っていない方がいます」と書くと、きちんと納めた方まで責められた気持ちになります。「行き違いで未納となっている場合があります」と、相手を責めない言い方にします。
役員会で決めたことを伝えるとき
「決定しましたので従ってください」だけでは、押しつけに聞こえます。「話し合った結果です」「ご意見をお寄せください」と、受け取る側の余地を残します。
参加をお願いするとき
「必ず」「全員」と書かれると、都合のつかない方は無視するしかありません。「できないときは、これをお願いします」と代わりを示すと、断ることへの引け目がやわらぎます。結果として、苦情も減ります。
お金のお願い文の組み立て方（6つの順番）
お金のお願いは、書く順番が決まっています。次の6つの順で書くと、角が立ちにくくなります。
- お礼 これまでのご協力へのお礼から始めます。
- なぜ必要か 「街灯の電気料や保険料の値上がり」「集会所の修繕」など、支出が増えた中身と理由をそえます。決算や予算の数字の作り方と見せ方には、別の記事があります。「自治会の会計報告書の書き方｜収支決算書の見本と記入のコツ」をご覧ください。
- いくら・いつから 今の金額と新しい金額を、必ず並べて見せます。
- 見直したこと 「まず○○を減らしましたが、それでも足りないため」と伝えます。
- 総会で決めること 役員会だけで決めたのではない、と示します。
- 相談の窓口 「お支払いがむずかしいご事情のある方はご相談ください」の一文を、必ず入れます。
脅すような書き方は避けます。「払わないと○○できません」と書くと、退会につながることがあります。一度退会された世帯は、なかなか戻りません。
文例を使うときの注意
文例に、個人のお名前や各ご家庭の事情は書きません。必要なときは、別紙にするか、口頭でお伝えします。宛名や会員名簿を扱うときの注意は、別の記事にまとめています。「自治会の名簿と個人情報｜紙の名簿も守る6つの確認ポイント」もあわせてご覧ください。
文例は、日付・場所・金額だけを差し替える運用にすると、毎年そのまま使えます。1つのファイルにまとめておくと、係が代わっても引き継げます。
訃報やお悔やみの回覧、行事の中止・延期のお知らせは、とくに気をつかう場面です。これらは、このシリーズの第2回でくわしくご紹介します。
まとめ｜お知らせ文を負担なく回すために
- お知らせ文は、6つのブロックを上から並べれば形になります。書き出しと結びは、季節の部品から選びます。
- 会費や参加のお願いは、命令形をやめて依頼形にし、「できないときの代わり」を添えると角が立ちません。
- お金のお願いは、お礼・理由・新旧の金額・見直したこと・総会で決めること・相談の窓口の順で書きます。
次の記事も、あわせてご覧ください。
- 「自治会総会の議事録の書き方｜委任状のひな形と定足数の基本」
- 「自治会の会計報告書の書き方｜収支決算書の見本と記入のコツ」
- 「自治会の名簿と個人情報｜紙の名簿も守る6つの確認ポイント」
